Personvernerklæring for Tospråktesten, autorisasjonsprøven i tolking og kurs i tolkens ansvarsområde.

OsloMet er behandlingsansvarlig for personopplysninger som vi får eller henter inn om deg. Formålet med personvernerklæringen er å informere deg om

• hvilke personopplysninger vi behandler
• hvordan de blir behandlet
• hvem som er ansvarlig for behandlingen
• hvilke rettigheter du har
• hvem du kan kontakte for mer informasjon

Personopplysningene behandles i samsvar med personopplysningsloven (lovdata.no).

Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være kontaktopplysninger, men også annen informasjon som kan knyttes til deg direkte eller indirekte, som for eksempel navn, fødselsnummer, språk, vurderinger og resultater på en prøve. 

Det skilles mellom personopplysninger og særlige kategorier (sensitive) personopplysninger (datatilsynet.no). Eksempler på sensitive personopplysninger er etnisitet og helseopplysninger.  

Vi behandler opplysninger om deg i følgende tilfeller:

• Du oppretter en profil i vårt søknadssystem
• Du registrerer interesse for prøvetilbudet
• Du sender inn en søknad eller melder deg på en prøve
• Du fyller ut kartleggingsskjema
• Du melder deg på og gjennomfører kurs
• Du gjennomfører en prøve og blir vurdert 
• Du mottar resultater fra oss
• Du melder inn sykdom eller søker om tilrettelegging
• Du sender inn en henvendelse eller en klage
• Du tar oppdrag for oss som ekstern sensor, oversetter, rollespillveileder o.l. 

OsloMet bruker bare de personopplysningene om deg som er nødvendig for formålet og som vi trenger for å kunne utføre vårt oppdrag. Dette er for eksempel navn, fødselsnummer, adresse, språk som du ønsker å kvalifisere deg i, vurderinger og resultater.

For kandidater til autorisasjonsprøven vil OsloMet i tillegg undersøke i Folkeregisteret om de er myndige (dvs. over 18 år og ikke helt eller delvis er fratatt den rettslige handleevnen).

I tillegg har vi behov for å samle inn personopplysninger knyttet til fravær på prøvedagen og søknad om tilrettelegging. 

Personopplysninger kommer enten fra deg selv eller fra offentlige registre eller instanser som OsloMet samhandler med.

Når du sender en søknad til OsloMet, ringer oss, sender en e-post eller er i kontakt med oss på en eller annen måte, gir du fra deg personopplysninger. 

OsloMet henter også inn personopplysninger fra andre offentlige og private instanser. Dette er ID-porten (ved pålogging i systemet), Felles Studentsystem (dersom du har søkt opptak til studietilbudet i tolking i offentlig sektor ved OsloMet eller Høgskulen på Vestlandet), Folkeregisteret (sjekker om kandidater til autorisasjonsprøven er myndige),  samt vurderinger fra sensorene og informasjon og dokumentasjon mottatt fra den registrerte selv.

OsloMet behandler personopplysninger om deg for å kunne forvalte og administrere Tospråktesten, autorisasjonsprøven i tolking og kurs i tolkens ansvarsområde (TAO). 

For at du skal kunne benytte deg av et av våre test- og kurstilbud for tolker, må vi behandle dine personopplysninger. Dette omfatter å: 

• oppbevare navn og relevante opplysninger i en profil i vårt datasystem om de som ønsker å ta en prøve, kandidater til prøve, de som har gjennomført prøve og om sensorer
• registrere interesse for å ta prøve på bestemte språk for å bidra til avgjørelser om hvilke språk det skal tilbys prøve på
• sende ut beskjed til de som ber om varsel om at prøve skal arrangeres på et bestemt språk
• behandle søknader om å få ta prøve
• håndtere påmeldinger til prøver og kurs
• arrangere kurs, administrere påmeldinger og godkjenning av fullført kurs
• legge planer for kandidater, sensorer, rollespillere og ansatte som skal delta i på prøve på en bestemt tid og et bestemt sted
• vurdere kandidatenes prestasjon på prøve
• informere kandidater om prøveresultater
• oppbevare opplysninger om en kandidats prøveresultat, prøvespråk og prøvetekst
• oversende resultat på prøve til Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) for de som har søkt IMDi om oppføring i Tolkeregisteret
• oversende resultat på Tospråktesten til de ansvarlige for opptak til tolkeutdanning på OsloMet og Høgskulen på Vestlandet når Tospråktesten brukes om opptaksgrunnlag til utdanning
• saksbehandle søknader om tilrettelegging på prøve eller utsatt prøve og refusjon når kandidater er syke på prøvedagen
• behandle klager
• innhente opplysninger i kartleggingsskjema for å forbedre prøvetilbudet, samt sikre god informasjon og relevant statistikk om faktorer som påvirker resultatet på prøvene 
• utlevere opplysninger som enhver har rett til innsyn i etter offentleglova
• utlevere personopplysninger til andre offentlige myndigheter hvis de fremlegger et lovgrunnlag for innhenting

Sensorer og andre oppdragstakere:

For sensorer og andre eksterne oppdragstakere behandler OsloMet også kontonummer, skatteprosent, skattekommune, lønnstrinn og tidsrammer for oppdraget for å kunne betale honorar.

OsloMet må behandle personopplysninger om deg for å kunne behandle søknader og resultater knyttet til test- og kurstilbudet, samt i forbindelse med opptak til høyere utdanning. Uten personopplysninger kan vi ikke koble søknader, resultater på prøver, kursgjennomføring og øvrig saksbehandling til en faktisk person. 

I noen tilfeller behandler vi personopplysninger fordi vi har som oppgave å “utøve offentlig myndighet” (se personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e) og som vi har en hjemmel for å gjøre i lov, forskrift eller vedtak. Andre ganger behandler vi personopplysninger på grunnlag av samtykke fra den som opplysningene gjelder. Nedenfor utdyper vi dette:

Vår behandling av personopplysninger knyttet til å gjennomføre prøver og kurs, behandle klager på resultat og formelle feil, overføre prøveresultater til Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) for de som søker om oppføring i Tolkeregisteret, lagre personprofiler i administrasjonssystemet og registrere interesse for språk personer ønsker å ta prøve i, har hovedsakelig lovlig grunnlag i personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e "utøvelse av offentlig myndighet” jf.  tolkeforskriften § 16 – 19 for autorisasjonsprøven. For Tospråktesten og TAO-kurset anvendes disse bestemmelsene så langt de passer. OsloMet administrerer Tospråktesten og TAO-kurset på grunnlag av myndighet delegert fra Integrerings- og mangfoldsdirektoratet, som forvalter registeret i henhold til tolkeloven § 17, og har hjemmel for å behandle personopplysninger knyttet til det i tolkeloven §§ 5 og 17, samt i tolkeforskriften §§ 9 og 11. 

Lovlig grunnlag for å sende beskjed til personer som har bedt om varsel når vi arrangerer prøve på et språk de har registrert interesse for er basert på samtykke, jamfør GDPR art. 6 nr. 1 bokstav. Samtykke benyttes også som lovlig grunnlag for å behandle opplysninger som kandidater selv kan velge om de vil gi i vårt kartleggingsskjema. Det samme gjelder oppbevaring av personopplysninger om sensor eller ekstern oppdragstaker etter endt oppdrag, for å ha oversikt over personer som kan ta oppdrag i fremtiden. 

Lovlig grunnlag for å behandle særlige kategorier personopplysninger, om etnisitet og helse:

Noen språkgrupper i Norge er så små og/eller snakkes så sjelden av andre personer enn folk med en bestemt etnisitet, at prøvespråket må anses å avsløre en persons etnisitet. Da er grunnlaget for at OsloMet kan behandle denne opplysningen GDPR art. 9 nr. 2 bokstav g "viktige allmenne interesser" jf. tolkeloven § 5 jf. § 17 og tolkeforskriften § 16.

Sensorer og andre oppdragstakere:

De bestemmelsene som styrer behandling av personopplysninger for kandidater, gjelder også for behandling av personopplysninger til eksterne som har oppgaver knyttet til prøver og kurs, med tillegg av regler knyttet til skatt og regnskap. 

Vi vil oppbevare personopplysninger knyttet til dine resultater og gjennomførte prøver for alltid/så lenge du lever. 

OsloMet følger arkivloven og må derfor arkivere dokumenter som inngår i saksbehandling. Saker om tilrettelegging og klage på formelle feil oppbevares i arkivet i inntil 25 år, og slettes i henhold til tidspunktene OsloMet setter for tilsvarende saker, innenfor rammene av arkivloven og tilhørende regelverk.

Personopplysningene dine kan også brukes til historiske, vitenskapelige og statistiske formål. Dette har OsloMet lov til, så lenge samfunnets interesse for lagring er klart større enn de ulempene det gir deg. 

Personopplysningene dine kan bli utlevert til andre offentlige etater som har lovlig grunnlag for å bruke opplysningene i sin saksbehandling. 

OsloMet overfører personopplysninger til Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) knyttet til personnummer, språk, resultater og gjennomførte kurs. Dette i forbindelse med at du søker om oppføring i Nasjonalt tolkeregister.

 OsloMet samhandler og utleverer også personopplysninger til opptakskontoret ved OsloMet og opptakskontoret ved Høgskulen på Vestlandet. Dette skjer kun dersom du har søkt om opptak til studietilbudet Tolking i offentlig sektor ved en av utdanningsinstitusjonene og derfor trenger å dokumentere tilfredsstillende resultat på Tospråktesten for å kvalifisere deg til opptak.

Våre sensorer vil også få tilgang til informasjon om deg, som navn, språk, prøveprestasjoner og resultater. Alle våre sensorer signerer en databehandleravtale som regulerer deres tilgang til og behandling av personopplysninger. 

Personopplysningene dine kan også bli utlevert til andre etater og forskningsinstitusjoner til forskningsformål. I slike tilfeller vil OsloMet sikre at behandlingen skjer med nødvendige personverngarantier. Dersom opplysningene ikke kan bli utlevert i anonymisert form, vil vi forsikre oss om at opplysningene er underlagt taushetsplikt hos mottaker.

 Vi utleverer ikke personopplysningene dine til andre enn de som har lovlig grunnlag, med mindre du har gitt fullmakt eller samtykke til det. 

Rettighetene dine følger av personopplysningsloven. Du har blant annet rett til informasjon om hvordan OsloMet bruker personopplysningene dine og at vi sletter opplysninger om deg som ikke lenger er nødvendige for formålet. Du har også rett til å klage på OsloMets behandling av personopplysningene dine.

 På denne nettsiden får du mer informasjon om dine rettigheter når det gjelder rett til informasjon, innsyn, retting, sletting osv.

Ved spørsmål eller hvis du vil benytte deg av rettighetene dine, kan du kontakte oss per e-post til kontorsjef Mona Myran, mona.myran@oslomet.no 

OsloMet har et personvernombud som ivaretar personverninteressene til OsloMets studenter og kandidater/deltakere til test- og kurstilbudet og til eksterne og interne medarbeidere. Du kan kontakte OsloMets personvernombud per e-post til personvernombud@oslomet.no.