1. Møteinnkalling
Møteinnkalling sendes styrets medlemmer senest 7 dager før møtet.
2. Dagsorden
Dagsorden gjøres kjent senest 7 dager før møtet.
Dagsorden skal inneholde oversikt over saker som skal behandles. Det skal komme frem om saken er til vedtak, diskusjon eller orientering.
Et styremedlem kan 14 dager før møtet få en sak ført opp på dagsorden. Styret avgjør ved alminnelig flertall om saken skal behandles i møtet.
Rektor kan fremme tillegg til dagsorden frem til møtestart. Styret avgjør ved alminnelig flertall om saken skal behandles i møtet.
Saker til eventuelt meldes inn ved møtets begynnelse.
3. Møteledelse og møtefrekvens
Styremøtene ledes av styreleder. Dersom styreleder er fraværende, utpeker styret møteleder. Jf. universitets -og høyskoleloven § 9-6 (7)
Styreleder sørger for at styret holder møte så ofte som det trengs. Rektor eller det enkelte styremedlem kan kreve at styret sammenkalles. Jf. universitets -og høyskoleloven § 9-6 (2)
Møteplan for styret vedtas av styret for hvert år.
4. Møtegjennomføring
Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Jf. universitets -og høyskoleloven § 9-6 (1).
Styrets møter skal som hovedregel holdes for åpne dører. Styret kan vedta at møtene skal holdes for lukkede dører, eller at bestemte saker skal behandles for lukkede dører. Jf. universitets -og høyskoleloven § 9-6 (6)). Vedtak om lukking av møtet skal inngå i styrets vedtaksprotokoll.
Eksempel på saker som behandles for lukkede dører er personalsaker, saker som etter lov eller forskrift er taushetsbelagte eller saker som behandler konkurransemessige forhold.
Rektor eller rektors stedfortreder har rett og plikt til å være til stede og til å uttale seg på styremøtene. Jf. universitets -og høyskoleloven § 9-6 (5).
I møtet kan tilhørere besvare spørsmål eller gi konkrete opplysninger dersom et medlem av styret ber om det.
5. Vedtaksførhet og avstemming
Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme Jf. universitets -og høyskoleloven § 9-7 (1)).
Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer hvis ikke annet er fastsatt ved lov. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Jf. universitets -og høyskoleloven § 9-7 (2).
Medlem av styret har plikt til å delta i forhandlingene og avgi stemme. Det kan ikke stemmes blankt annet enn ved valg. Jf. universitets -og høyskoleloven § 9-6 (4).
Et styremedlem må være til stede under hele behandlingen av en styresak for å kunne stemme.
Forslag til vedtak må foreligge skriftlig før saken tas opp til avstemning.
6. Møtebok
Det føres vedtaksprotokoll fra styrets møter. Møteprotokoll gjengir voteringsresultat og hvordan det enkelte medlem har stemt.
Det føres separat vedtaksprotokoll for saker som er unntatt offentlighet. Separat vedtaksprotokoll gjengir ikke hvordan det enkelte medlem har stemt.
Framsatte forslag til vedtak som det stemmes over skal gjengis med forslagsstillers navn.
Eventuell protokolltilførsel må meldes i forbindelse med gjeldende sak, og skal dreie seg om forklaring av stemmegivning.
Protokolltilførselen må leveres innen møtet heves.
Saker som behandles utenom møter skal omtales i protokollen for påfølgende møte.
Protokollen bevitnes av styreleder og to av styrets medlemmer, og publiseres på nett innen kort tid. Protokollen legges ved som orienteringssak til neste styremøte.
7. Møteplikt og forfall
Et medlem av styret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall Jf. universitets -og høyskoleloven § 9-6 (4). Forfall til styremøter skal meldes til kontaktperson i administrasjonen, slik at varamedlem kan innkalles.
8. Taushetsplikt
Taushetsplikt er regulert i forvaltningsloven § 13
Saker unntatt offentlighet sendes bare til styrets faste medlemmer og innkalte varamedlemmer.
9. Habilitet
Habilitet er regulert i forvaltningslovens kapitel 2.
Det er styret som treffer avgjørelse om habilitet for styrets medlemmer. Jf. forvaltningsloven § 8
Det enkelte medlem av styret plikter selv å si i fra i god tid om aktuelle forhold som gjør eller kan gjøre hen inhabil, slik at varamedlem kan innkalles. Jf. forvaltningsloven § 8.
Et medlem som er inhabilt, fratrer behandling av saken og er ikke til stede under sakens behandling, med mindre styret beslutter noe annet.
I saker som fremlegges styret på grunn av rektors inhabilitet kan styret
- delegere beslutningsmyndighet i saken til styreleder og /eller et styremedlem, eller
- selv fatte vedtak
For begge alternativene kan styret utpeke en operativ prosessleder for administrasjonens saksforberedelse (prorektor eller direktør for organisasjon og infrastruktur).
Ved alternativ 1 fatter styreleder/utpekt styremedlem vedtak i samråd med prosessleder. Vedtak skal omtales i protokollen for nestkommende møte.
Ved alternativ 2 vil styreleder/utpekt styremedlem sette saken på dagsorden og avgi tilrådning i saken. Prosessleder fungerer som styrets sekretær i den aktuelle saken.
